Gründung einer GmbH

gmbh

How to Start a Company in Germany
Step-by-Step Anleitung zur Gründung einer GmbH

Step

Name

To-Do

Bearbeitungsdauer

(in
Wochen)

1

Gesellschaftsvertrag

Gesellschaftsvertrag
mit allen Gründern/Gesellschaftern (GS) ausarbeiten und abstimmen sowie Sitz der Gesellschaft festlegen

1-4

2

Notar finden

Notar Eures Vertrauens
finden und Kostenvoranschlag zur Firmengründung einholen

 

3

Gesellschaftsvertrag
an Notar schicken

Dieser Schritt ist
nicht notwendig aber sinnvoll, damit beim Termin keine Probleme auftreten

1

4

Notartermin zur
Beurkundung der Gründung

Alle Gesellschafter
müssen anwesend sein oder benötigen bei Abwesenheit eine notariell beurkundete Vollmacht

1-2

5

GmbH in Gründung

Mit dem unterzeichneten Gründungsprotokoll dürft Ihr als Firma mit dem Zusatz i.G firmieren. Als GmbH i.G.
haftet ihr privat.

 

6

Konto Eröffnung

Der/Die
Geschäftsführer (GF) müssen bei einer Bank vor Ort ein Konto eröffnen. Dies firmiert unter Firmenname mit Zusatz i.G.

Wichtig:
Notariell beglaubigten Gesellschaftsvertrag und Personalausweis mitnehmen!
Fragt nach Start-up Konten o.Ä. mit Preisreduktionen für das erste Jahr/die ersten zwei Jahre!

1-3

7

Stammkapital einzahlen

Nach erfolgreicher
Kontoeröffnung erhaltet ihr von der Bank die Kontodaten. Nun müssen alle GS ihre jeweiligen Stammeinlagen auf das neue Konto überweisen (Bareinzahlungen führen später evtl. zu Problemen beim Finanzamt [FA]).

1

8

Nachweis über
eingezahltes Stammkapital

Fragt 3 Tage nach
Überweisung von allen Stammeinlagen bei der Bank nach, ob die Gelder da sind und lasst euch einzelne, von der Bank unterschriebene, Einzahlungsbelege
schicken. Diese dann an den Notar weiterreichen. Wichtig: Online Banking ist
zu diesem Zeitpunkt meist noch nicht möglich! Sprecht eure Bank frühzeitig hierauf an.

 

9

Eintragung
Handelsregister

Nach Erhalt der
Nachweise zum Stammkapital kümmert sich ein guter Notar um alles Weitere beim Registergericht.

2-4

10

Eröffnungsbilanz
anfertigen

Rechtlich müsst Ihr
eine simple Eröffnungsbilanz anfertigen und vom GF unterschreiben lassen.
Diese braucht Ihr später noch.

 

11

Gebührenbescheid Registergericht

War der Notar
erfolgreich, erhaltet Ihr den Gebührenbescheid via Post an den Gesellschaftssitz. Dieser ist zu bezahlen, erst danach seid Ihr im Handelsregister eingetragen.

1-2

12

Bescheid über
Eintragung im HRB

Eure GmbH ist nun im
Handelsregister eingetragen, Ihr dürft das i.G.
nach dem Firmennamen fallen lassen und haftet nicht mehr persönlich.

 

13

Konto ändern

Informiert eure Bank
über die Eintragung im Handelsregister. Schickt einen Scan oder ein Fax von eurem Handelsregisterauszug zur Bank, um dort eine Umstellung eures
Firmennamen zu erwirken und somit das i.G. los zu
werden.

1

14

Marken- und Patentamt

Wenn Ihr
für Euer Unternehmen Marken anmelden wollt (etwa auch euren Firmennamen), um diese schützen zu lassen oder euer Unternehmen auf neu entwickeltem IP
beruht, dann solltet Ihr schnellstmöglich beim Marken- und Patentamt online Anträge einreichen. Euren Unternehmensnamen/Produktnamen zu schützen macht in jedem Fall Sinn und kostet für 3 Kategorien nur €290. Ob eine Patentanmeldung
Sinn macht, hängt, wegen der hohen Kosten, immer von der individuellen Situation ab. Markenanmeldungen können online unter diesem Link
https://direkt.dpma.de/marke/ gemacht werden; leider ist die Website höchst umständlich. Ein paar Wochen später bekommt ihr
Post vom Amt. WICHTIG: die Zahlungsanweisungen darin einleiten, sonst geht die Markenprüfung nicht weiter, auch wenn das nicht explizit in dem Schreiben
steht. Der gesamte Prozess kann im Zweifelsfalle sehr lange dauern.

 

8-26

Notiert ist hier der Standardablauf, dieser kann
je nach Kommune aber leider auch unterschiedlich sein.

15

Gewerbe anmelden

Informiert
Euch wo man in Eurer Stadt/Gemeinde ein Gewerbe anmelden muss. Da müsst Ihr
hin. Im Mindestfall braucht Ihr dazu den Handelsregisterauszug, euren Personalausweis und die Anmeldegebühr in Cash. Die Anmeldung dauert meist nur 10 Minuten und ihr könnt euren Gewerbeschein direkt mitnehmen.

 

16

Anmeldung
bei der Berufsgenossenschaft

Findet heraus,
welche Berufsgenossenschaft (BG) für Euer Unternehmen zuständig ist. Meldet Euch bei dieser an. Oftmals gibt es dazu eine Online-Registrierung
oder aber wenigstens das Formular zum Download auf der Website der BG.
Registrierung mit einer BG ist für alle GmbHs in Deutschland Pflicht. Der Prozess ist easy und kann simultan zum nachfolgenden Schritt durchgeführt
werden.
 

1

17

Registrierung
beim Finanzamt

Auch
wenn Eure Kommune sagt, dass nach der Gewerbeanmeldung das Finanzamt, die
Berufsgenossenschaft etc. sich automatisch bei euch melden werden, kümmert Euch selber darum um Verzögerungen zu vermeiden, denn bis die Steuernummer kommt, kann es dauern und Ihr dürft bis dahin keine Rechnungen schreiben!
Details dazu in den folgenden Schritten. Es ist auch schon vorgekommen, dass
die Informationen einfach nicht weitergeleitet wurden.

4-12

17a

Fragebogen
zur Steuerlichen Erfassung finden

Diesen
müsst Ihr via
https://www.formulare-bfinv.de/ffw/content.do?registerIndex=F herunterladen.
Scrollt nach unten auf die Seite und klickt auf den Ordner „Fragebögen zur steuerlichen Erfassung“ und wählt im nächsten Fenster „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung / Gründung einer Kapitalgesellschaft bzw. Genossenschaft
(Formular-ID: 034252)“ aus. Wenn ihr mehr als 3 GS seid, braucht Ihr auch noch das „Einlageblatt zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung /
Gründung einer Kapitalgesellschaft oder einer nach ausländischem Recht gegründeten Körperschaft
(Formular-ID: 034256)“. Links kann man leider nicht hinterlegen, weil die tolle BFIN-Website euch dann nur ein session-expiry anzeigt.

 

17b

Fragebogen
zur Steuerlichen Erfassung ausfüllen

Füllt
den Fragebogen wahrheitsgemäß aus. Einige FA wollen, obwohl so nicht im Fragebogen angegeben, die Unterschriften aller Gesellschafter auf dem
Formular. Macht es, es spart im Zweifelsfalle Zeit. Wenn Ihr nicht weiterwisst, fragt andere Gründer, erfahrene Unternehmer, Eure Eltern oder einen
Steuerberater so ihr denn schon einen habt. Der Steuerberater kann diese Aufgabe übrigens auch für Euch übernehmen, verlangt dafür aber zumeist zu viel
Geld. Wenn Ihr international tätig seid oder Stripe/Paypal benutzt, dann beantragt direkt eine Umsatzsteuer ID mit.

 

17c

Weitere
Dokumente

Je nach
Sachbearbeiter im FA werden von Euch mit Einreichung des obigen Fragebogens (scheinbar willkürlich) einige oder alle dieser Dokumente verlangt:
– Mietvertrag für Eure Büroräume
– Nachweis über Einzahlung des Stammkapitals
– Anstellungsverträge für Euch und Eure Mitarbeiter
-Nachweise, dass Ihr die Geschäftstätigkeit aufgenommen habt (etwa Kopien von
Angeboten auf euren Briefköpfen, Projektberichte etc.)
– Eure Eröffnungsbilanz
– Kopie der Gewerbeanmeldung
– Kopie des Handelsregisterauszuges

Es macht daher Sinn, sich vorher telefonisch mit dem zuständigen Finanzamt in Verbindung zu setzen und dort in der Abteilung Umsatzsteuer (Neugründungen)
nachzufragen, was denn gewünscht ist. Das schützt euch aber nicht davor, dass im Zweifelsfalle ein anderer Sachbearbeiter aus der Abteilung einige Zeit
später eventuell noch andere Dokumente fordert.

 

17d

Dokumente
ans FA schicken

Viele
Finanzämter erlauben Euch die Zustellung der obigen Dokumente via E-Mail.
Dies ist prinzipiell zu empfehlen, Ihr solltet aber auf jeden Fall zusätzlich einen Brief mit allen geforderten Dokumenten (als Anlage) an das FA senden um
auf Nummer sich zu gehen und bei Verzögerungen etwas in der Hand zu haben.
Verlangt auf jeden Fall eine Empfangsbestätigung innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang Eures Schreibens.

 

17e

Bei
Verzögerungen

Schritt
16 kann insgesamt gerne bis zu 12 Wochen dauern. Das hat verschiedene Gründe, sollte in einem Land, welches die Neugründung von Unternehmen fördern möchte, aber nicht der Fall sein. Es lohnt sich daher die konkrete Durchwahl der Mitarbeiter/innen der zuständigen Abteilung und deren Namen zu erfragen.
Zentrale Rufnummern vom FA landen euch oft in ewigen Warteschleifen. Wenn Ihr nach drei Wochen nichts gehört habt, dann solltet Ihr den ersten Anruf an die
zuständigen Beamten tätigen. Von da an je nach Fall immer wieder wöchentlich anrufen bis Ihr endlich Eure Umsatzsteuernummer habt.

 

17f

In
Härtefällen

Bei
erheblichen Verzögerungen (6+ Wochen) der Erteilung Eurer Steuernummer (wie etwa in den Sommerferien möglich) hilft es leider nichts, sich beim
zuständigen (Landes- oder Bundes-) Finanzministerium zu beschweren. Die lesen nicht mal ihren Twitter-Feed, zumindest antworten sie nicht auf Tweets.
Sinnvoller ist es, in diesem Fall eine Stufe unter dem Ministerium aber über dem FA anzusetzen. Sucht Eure zuständige Oberfinanzdirektion (OF). Die OFs
haben oftmals ein Org-Chart auf der Website. Schaut
da, welche hochrangigen Beamten im Direktorat Umsatzsteuer sitzen. Oftmals ist die Durchwahl auch direkt neben den Namen der Ansprechpartner vermerkt.
In echten Härtefällen ruft dort an und schildert eure Problematik. Wenn Ihr Glück habt, nimmt sich jemand eures Falles an. Dabei kann es sein, dass Euch
ein guter Ansprechpartner in eurem FA genannt wird oder dass etwas gesunder Druck auf euer FA ausgeübt wird um den Fall zu bearbeiten. Wie gesagt, nur in
Härtefällen zu nutzen, etwa wenn Ihr Monate wartet
und bald kein Geld mehr habt, weil ihr immer noch keine Rechnungen schreiben dürft.

 

18

Umsatzsteuer
ID

Wenn Ihr
in Eurem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei Umsatzsteuer ID kein Häkchen gemacht habt, dann solltet Ihr diese jetzt direkt beantragen. Stripe/Paypal verlangen diese, ebenso Upwork um Euch Invoices
mit ausgewiesener Umsatzsteuer zur Verfügung stellen zu können. So euer FA Eure Daten schon an die Bundesfinanzdirektion übermittelt hat könnt Ihr die
ID ganz einfach online beantragen (
https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=9FC0618CCABBC245C797). Im Normalfall hat
die BFIN eure Daten aber noch nicht, da die Übermittlung vom FA zu dauern
scheint. Daher den Instruktionen beim Onlineformular folgen und die Anfrage per Post oder Fax an die Dienststelle in Saarlouis schicken. WICHTIG:
Unbedingt eine Kopie vom Schreiben des FA zur Erteilung der Steuernummer anhängen.

2-5

19

ELSTER
beantragen

Wenn Ihr
noch keine privaten ELSTER-Accounts, Zertifikate oder Smartcards habt (oder diese nicht für die GmbH nutzen wollt), dann solltet ihr direkt, zeitgleich mit dem vorherigen Schritt, auf der ELSTER-Website (
https://www.elsteronline.de/eportal/Oeffentlich.tax) einen Antrag stellen. Ihr bekommt dann eine E-Mail und 1-3 Wochen später einen Brief mit
Aktivierungscode welchen ihr nochmal online eingeben müsst um alles zu aktivieren. Dann bekommt Ihr auch eure Zertifikatsdatei, welche Ihr am besten
verschlüsselt und PW-geschützt sicher abspeichert. Wenn ihr Smartcards gewählt habt, werden Euch diese zugestellt.

2-4

20

Arbeitsamt

Wenn Ihr
in diesem frühen Stadium schon plant Arbeitnehmer anzustellen oder dies in naher Zukunft machen möchtet, dann müsst ihr Euch bei Arbeitsamt anmelden (https://www.arbeitsagentur.de/web/content/DE/Unternehmen/

Sozialversicherung/Betriebsnummernvergabe/index.htm). Wenn Ihr noch keine
solchen Pläne habt, dann könnt ihr Euch mit diesem
Schritt noch etwas Zeit lassen. Diesen Schritt könnt ihr, simultan mit den zwei vorangehenden Schritten, nach Erteilung einer Steuernummer vom FA angehen.

2-5

21

Geschäftsbetrieb

Herzlichen
Glückwunsch, Eure GmbH ist soweit im normalen Geschäftsbetrieb angekommen.
Denkt daran Eure Umsatzsteuererklärung immer fristgerecht am Anfang eines jeden Monats für den jeweiligen Vormonat via ELSTER, vom Steuerberater oder via Schnittstelle in eurer Finanzbuchhaltungssoftware bei eurem FA einzureichen. Wenn Ihr schon Arbeitnehmer beschäftigt, denkt auch daran, dass Ihr, nach dem Mindestlohngesetz, bis zu einem Lohn von €3.000 verpflichtet seid Euch jede Woche von euren Angestellten eine Zeiterfassung über die
geleistete Arbeit geben zu lassen und diese ständig (für eventuelle Besuche vom Zoll) für die vergangenen Wochen in eurem Räumlichkeiten vorhalten müsst.